Como melhorar a comunicação na sua empresa?

Speaker!

Vivemos um ano de muitas transformações e grande parte delas aconteceu na comunicação corporativa, especialmente em empresas que passaram a adotar o home office ou a modalidade híbrida: presencial e remota.

Se listarmos os principais aspectos de uma empresa bem sucedida, a qualidade do diálogo interno estará entre eles. Afinal, dele depende o sucesso ou insucesso de projetos, negociações, vendas…

Melhorar a comunicação na sua empresa se tornou algo ainda mais urgente. Em tempos de crise, como a atual, eliminar ruídos na comunicação e implementar novas estratégicas é, certamente, um diferencial.

Como fazer isso? Veja 6 cuidados e ações para colocar em prática!

1.     Definir um canal padrão para se comunicar

São muitas as formas que podemos nos comunicar atualmente: e-mail, mensagens, via plataformas (como o Asana), chamadas por vídeo, reuniões presenciais, ligações, pelas redes sociais… ufa! São diversas as possibilidades.

Se bem é verdade que tudo isso tem um ponto positivo, que é, principalmente, o de aproximar as pessoas e permitir um contato em tempo real mesmo no trabalho remoto, é preciso ter muita cautela.

Tantas possibilidades podem gerar desencontros. Enviar uma mensagem via rede social, por exemplo, não é a escolha mais acertada. Essa informação pode se perder entre tantas notificações.

O que fazer? Estabelecer um canal padrão para o diálogo interno, informar à equipe sobre esse canal e priorizar o contato através dele. Isso centraliza as informações e evita ruídos.

2. Ter cuidado ao enviar direct messages

“Vou te chamar pelo privado”. Quem nunca escreveu isso que atire a primeira pedra, não é? No dia a dia pessoal, ótimo. Mas, no profissional, as mensagens privadas ou direct messages podem ser um problema.

Pense comigo: quando você envia uma DM a alguém, apenas essa pessoa tem acesso à informação que você transmitiu. Se existem outros profissionais envolvidos no assunto, eles ficarão de fora ou terão acesso a uma mensagem que pode não ser a sua.

Novamente, aqui há grandes chances de acontecerem ruídos na comunicação, que influenciam negativamente o repasse de informações e, consequentemente, a realização de tarefas e projetos de forma geral.

O que fazer? Opte por mensagens que cheguem, ao mesmo tempo e da mesma forma, a todos os profissionais envolvidos no assunto em questão. Só use mensagens diretas quando apenas uma pessoa estiver envolvida no assunto.

3. Estabelecer reuniões periódicas e otimizadas

Reuniões são, sim, importantes, mesmo que façam parte da lista de reclamações de boa parte dos profissionais que atuam no dia a dia corporativo. Sejam no trabalho presencial ou no remoto, elas são etapas determinantes em uma equipe.

O que incomoda profissionais e prejudica rendimentos não é a reunião em si, mas a falta de assertividade desses encontros. “Essa reunião poderia ter sido um e-mail” ou “Essa call poderia ter sido uma mensagem de texto” são expressões comuns.

Para reuniões otimizadas, agradáveis e produtivas, é fundamental:

– Que exista uma periodicidade nesses encontros

– Que elas sejam bem planejadas 

Vejamos: ao serem periódicas, evita-se um acúmulo de discussões e temas em aberto, o que facilita o debate e diminui o tempo da reunião. Ao serem bem planejadas, com uma pauta e o número correto de participantes, são mais direcionadas e eficientes.

O que fazer? Organize uma rotina de reuniões, faça pautas prévias aos encontros, limite o tempo de duração das reuniões e convide apenas os profissionais que realmente devam estar presentes.

4. Utilizar ferramentas para designar tarefas

Agora, um tópico que passou a ser ainda mais útil com o home office e/ou o trabalho híbrido: as ferramentas para organizar e designar tarefas, como o Trello, Assana e tantas outras similares.

Uma das características das empresas com boa comunicação interna é, justamente, utilizar o digital a seu favor e essas ferramentas são bons exemplos disso. Eficientes para organizar projetos e propiciar um diálogo comum explícito e sem ruídos.

Montar um calendário com tarefas, designar tasks, acompanhar o rendimento de um projeto específico, estabelecer mapas com futuras ações e criar gráficos para mensurar resultados são algumas das possibilidades.

O que fazer? Familiarize-se com esses recursos, veja o que melhor se enquadra à sua empresa e comece a inclui-lo na comunicação interna.

5. Feedbacks construtivos

Feedbacks são extremamente importantes no cotidiano corporativo, mas, contraditoriamente a isso, um dos problemas mais comuns é, justamente, feedbacks pouco construtivos e que mais prejudicam que ajudam à comunicação da equipe.

Um feedback construtivo é aquele que, de fato, será útil para impulsionar a atuação de um profissional ou setor. Que fornece informações claras e fomenta o diálogo e, mais que isso, que pensa em metas futuras a curto ou médio prazo.

O que fazer? Se você é líder, aprenda a dar bons feedbacks, evitando generalizações e focando no que realmente será útil para a sua empresa e seus liderados.

6. Desenvolver a comunicação pessoal dos profissionais

Quando os profissionais de uma empresa se comunicam bem, tudo tende a fluir melhor: reuniões, trabalho remoto, diálogo com clientes ou investidores, presença nas redes sociais e outros tantos fatores.

Encontrar alternativas para desenvolver a comunicação pessoal dos seus liderados é, portanto, uma ação inteligente e eficaz. É assim que se logra o alinhamento do discurso da empresa e um impulso na realização de projetos.

O que fazer? Invista em treinamentos In Company, incentive a realização de workshops e aborde, explicitamente, a importância da comunicação.

 

Aqui na The Speaker, entendemos os desafios da comunicação corporativa e, por isso mesmo, desenvolvermos soluções específicas para empresas. Entre em contato com a gente e saiba mais sobre esses treinamentos!